Журнал прихода и ухода сотрудников

О журнале учета прихода и ухода сотрудников

В ряде случаев рабочий процесс внутри организации требует строгого учета рабочего времени персонала. А именно, точная фиксация времени прихода и ухода сотрудников. Зачастую, данная функция осуществляется по средством специализированных пропускных систем, которые в автоматическом режиме вносят данные о времени в единую базу. Если же штат компании небольшой, то учет рабочего времени производится в ручном режиме — ведется журнал прихода и ухода сотрудников. В зависимости от типа носителя табель может быть как в бумажном, так и в электронном виде. На данный момент, лучшей средой для реализации цифрового версии журнала является Microsoft Excel, который входит в стандартный пакет Microsoft Office. Электронный вариант имеет ряд неоспоримых преимуществ: возможность резервного копирования данных, автоматизация расчетной части, удобный поиск и форматирование информации. Основная цель данного журнала прихода и ухода сотрудников excel — реализация функций учета рабочего времени в сочетании с широкими возможностями среды Office.

Ссылка для скачивания:

Как начать работать с журналом учета прихода и ухода сотрудников:

1. Скачайте архив (внутри сам файл журнала) по ссылке и разархивируйте с использованием программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения, как на рисунке ниже, сделайте клик правой кнопкой мышки на excel документе, далее «Свойства», поставьте галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем офисе автоматический запуск макросов отключен, то в данном предупреждении необходимо кликнуть «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с журналом также необходимо кликнуть область «Разрешить редактирование» при появлении сообщения из примера ниже.

Процесс настройки журнала учета прихода и ухода сотрудников

Все опции создания табеля вынесены на отдельный лист «Настройки». Первое построение можно осуществить на внесенных тестовых данных для ознакомления с функционалом журнала прихода и ухода сотрудников.

В левой части листа расположена таблица для заведения штата организации. Добавлять работников можно с помощью кнопки «Добавить запись». Реализована возможность создания двухуровневого списка по средством добавления групп (отделов) — кнопка «Добавить группу». Удалить сотрудника / группу можно как кнопкой «Удалить элемент», так и стандартным удалением ячеек со сдвигом. Для использования стандартного удаления выделите необходимый диапазон (например: А6:H6) в таблице персонала, клик правой кнопкой мыши, далее Удалить… => Ячейки со сдвигом вверх. После чего удалится только выделенный диапазон данных (не затрагивая остальные таблицы в данной строке), а все остальные записи подтянутся вверх.

В правой части листа расположена таблица основных настроек построения (представлена на рисунке ниже). Здесь можно выбрать месяц и год, на который Вы хотите сформировать журнал прихода и ухода сотрудников, настроить форматы отображения сумм. Также есть возможность выбора основных активностей, которые вы хотите отслеживать в рабочем процессе (прогулы, отгулы, отпуска, больничные и т.д.). Например, если Вы не учитываете в своих расчетах плановую переработку / недоработку, тогда поставьте «Нет» напротив данной опции. У некоторых активностей есть возможность установки коэффициента увеличения / уменьшения (например: переработка первые 2 часа, последующие часы, оплата отпуска, больничного). Укажите дату выплаты аванса и зарплаты для отображения в расчетном листе. При необходимости скорректируйте справочник праздничных дней — добавьте или удалите актуальные праздники.

Процесс ведения журнала прихода и ухода сотрудников

После того как процесс настройки завершен можно переходить к построению журнала учета прихода и ухода сотрудников. Для этого нажмите кнопку «Создать табель». Если Вы хотите внести изменения в уже созданный месячный лист (добавились или уволились сотрудники), то используйте кнопку «Обновить». Пример сформированного листа представлен на рисунках ниже.

Левая часть таблицы:

Правая часть таблицы:

В начале таблицы формируется блок общей информации по работнику: ФИО, должность, вид оплаты, норма рабочего дня и т.д.. Данные подтягиваются автоматически с листа «Настройки». Следом создается календарь на выбранный месяц-год, в котором и происходит проставление основных активностей по каждому сотруднику. Для этого на каждого работника отводится три строки: отметка, приход, уход. Если это стандартный рабочий день, то в журнале необходимо заполнить только время прихода и ухода сотрудника, в поле «отметка» автоматически рассчитается продолжительность его прибывания на рабочем месте. Если же сотрудник находится в отпуске, на больничном или занят любой другой учитываемой активностью, то время не проставляется, заполняется только строка «отметка» соответствующим условным обозначением. Все стандартные условные обозначение можно посмотреть в легенде журнала.

Далее идет расчетная часть журнала прихода и ухода сотрудников. Она разделена на отдельные блоки по типам вычисляемых данных. Сначала суммируется количество дней и часов, отработанных за месяц. Потом идет блок «Учет дней» для подсчета остальных активностей, отмеченных условными обозначениями. Следом «Учет переработок» — формируется в зависимости от выбранных опций настроек, данные вычисляются формулами автоматически. Блок «Расчет заработной платы» — также зависит от указанных критериев. За ним «Удержания» и «Начисления» — ручной ввод премий и штрафов по итогам месяца. Завершают таблицу колонки «Аванс» — ручное редактирование и «К получению» — формула.

Формирование расчетных листов

В программе реализована возможность автоматизированного формирования расчетных листов по каждому сотруднику. На расчетных листах представлена исчерпывающая информация по начислению заработной платы. Для того чтобы их создать нажмите кнопку «Расчетные листы».

Листы имеют стандартный утвержденный формат и разделены на 4 секции:

• Начислено — все начисления по сотруднику за месяц;
• Доходы в натуральной форме — блок для ручного внесения корректировок оплаты;
• Удержано — штрафы и прочие удержания;
• Выплачено — итоговый блок, отражающий суммы выплаты аванса и заработной платы.

Автоматизация данного процесса позволяет избежать расчетных ошибок при начислении заработной платы, а также делает начисления простыми и понятными для сотрудников Вашей организации.

Индивидуальная разработка и доработка макросов и программ

Здравствуйте, дорогие друзья!

Многие просили выпустить версию табеля учета рабочего времени с учетом часов прихода и ухода и вот этот день настал) Спасибо за Ваше терпение, и за то что остаетесь на моем ресурсе все эти годы! Впереди еще много идей по разработке полезного софта, медленно, но верно, все реализую, заходите, проверяйте. Всегда рад Вам!

Если Вы впервые на моем ресурсе, Welcome!) По традиции, расскажу немного о себе: более 10 лет работаю в сфере автоматизации бизнес процессов, расчетов, написания макросов, обработки данных. За эти годы сформирован огромный набор кейсов решения ежедневных рутинных задач, на которые сотрудники тратят часы, дни, а порой и недели. 80% таких задач поддаются автоматизации. К сожалению, могу поделиться только общими небольшими проектами, т.к. многое разрабатывается индивидуально и имеет специализированную направленность. С удовольствием возьмусь за реализацию любого программного обеспечения, проконсультировать по автоматизации Ваших бизнес процессов. Занимаюсь индивидуальной разработкой программ учета для организаций и предприятий, а также настройкой и доработкой представленных продуктов. Среди моих клиентов как крупные российские компании, так и огромное количество представителей малого и среднего бизнеса. Более 1000 организаций пользуются моими программными продуктами на ежедневной основе и уже упростили себе жизнь. Гарантирую качество и индивидуальный подход к любой задаче. Для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru

Ссылка для скачивания:

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Журнал учета заявок excel
— Платежный календарь в excel