Блог Табели учета

Табель расчет вахты. Скачать табель вахты excel

О табеле расчет вахты

Планирование, составление и расчет вахтовых смен — одна из основных задач, с которой ежегодно сталкивается большое количество компаний, работа в которых строится на основе вахтового метода. Многие управленцы до сих пор не имеют технологичного инструмента расчета и планирования и, по старинке, пользуются бумагой и ручкой. Что усложняет и затягивает работу, а также увеличивает вероятность возникновения ошибки в виду человеческого фактора. Также такой подход к расчету вахты полностью исключает гибкость планирования. Когда нужно сдвинуть смены, переместить работника на другой объект, либо же его заменить, приходится пересчитывать весь табель, что весьма проблематично и долго. Эффективное решение данного вопроса позволяет обеспечить стабильность и непрерывность всего рабочего процесса, сократить трудозатраты, а также существенно снизить вероятность возникновения ошибок. Именно для этой цели создан умный табель расчет вахты на базе Microsoft Excel. Для его работы достаточно лишь установленного стандартного пакета Microsoft Office на вашем ПК. Скачать сам табель можно по ссылке ниже.

Ссылка для скачивания:
Скачать табель расчет вахты в excel (архив 425КБ).

Если Вам нужен стандартный табель учета рабочих дней/часов, Вы можете подобрать и скачать подходящий перейдя по соответствующим ссылкам статей:
— Табель учета рабочего времени в днях
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель почасового учета времени (фото дня)


Табель расчет вахты excel скачать

Работа в табеле расчет вахты

Расчет вахты состоит из трех основных листов: Настройки, Штат и лист самого табеля, который генерируется автоматически после заполнения первых двух листов.

Давайте подробнее рассмотрим работу с листом «Настройки».
Настройки табеля расчета вахты excel скачать

Лист представляет собой перечень справочников, необходимых для построения основного табеля учета. Среди них: справочник отделов компании, справочник должностей работников, справочник видов оплаты, графики работы персонала, праздники по производственному календарю(если учитываются при планировании), справочник общих настроек длительностей(вахты, межвахты, обсервации, рабочего дня). Перед заполнением листа «Штат», построением табеля и расчетом вахты убедитесь, что в данных таблицах содержится актуальные для Вашей компании данные.

Далее разберем корректное заполнение листа «Штат» и работу с ним.
Планирование вахтового метода работы

Данная таблица является основным перечнем сотрудников Вашей организации. Заполните все необходимые поля. Должность, наименование отдела и вид оплаты можно выбрать из выпадающего списка, данные в который подтягиваются с листа «Настройки». Также можете просто скопировать свой штат из другого файла в эту таблицу и отредактировать его, либо воспользуйтесь встроенным редактором сотрудников, вызвать который можно нажав зеленую кнопку «Редактор сотрудников».
Редактор сотрудников

С помощью редактора вы можете добавить нового сотрудника и отредактировать данные ранее заведенного работника. Для того, чтобы все изменения перенеслись на уже построенный расчет вахт на форме необходимо установить флаг «Внести изменения в построенный табель» и выбрать нужный табель в поле с выпадающим списком. Также в верхней части редактора реализован поиск по отделу и поиск по вводу ФИО (поиск по всем) для удобной навигации по сформированному штату.

Кнопка «Столбцы» служит для настройки отображения данных на листе «Штат». С помощью нее можно скрыть, либо показать нужные колонки таблицы.

Кнопка «Уволенные» создает список уволенных сотрудников на основе поля «Дата увольнения».

После того как заведены справочники на листе «Настройки» и сформирован список сотрудников на листе «Штат» можно построить основной табель расчета вахт, нажав кнопку «Создать табель».

Программа построит пустой excel шаблон табеля учета рабочего времени сотрудников, который будет содержать перечень работников в разрезе их отделов, а также умный календарь с отображением дней недели и праздничных дней. Самое время перейти к планированию и заведению рабочих графиков и расчету вахт.
Расчет вахт excel

Планирование и заведение вахт

Откройте окно планировщика нажав кнопку «Планирование» в построенном табеле учета рабочего времени. Выберите нужного сотрудника воспользовавшись одним из двух видов поиска в правом верхнем углу формы.
Планировщик

Введите дату начала первой вахты. Далее Вы можете ввести дату окончания первой вахты, чтобы длительность рассчиталась автоматически, либо ввести длительность, тогда дату окончания установит программа. Выберите график работы и укажите — проходит ли сотрудник обсервацию перед заступлением на вахту. Период межвахты рассчитается автоматически в соответствии с указанными длительностями на листе «Настройки».

Для того чтобы добавить и рассчитать новую вахту просто нажмите кнопку «Добавить вахту». Все периоды рассчитаются автоматически от предыдущей вахты. При необходимости скорректируйте данные.

Заведение отпусков сотрудников производится по аналогичному алгоритму.

После того как все активности запланированы и даты установлены, нажмите кнопку «Формировать», чтобы перенести все данные в табель в строку «план».

Возможности табеля расчет вахт

Для того, чтобы сформировать листы ознакомления с графиком работы для каждого сотрудника на подпись, нажмите кнопку «Ознакомление» построенного табеля расчета вахт, выбрав необходимый период в появившемся диалоговом окне.
Ознакомление с графиком

Если Вы хотите узнать статус активности каждого работника на конкретную дату нажмите кнопку «Статус на дату», выбрав необходимую дату в появившемся диалоговом окне. Табель расчета вахт проставит вид активности напротив каждого сотрудника с столбце «Статус», а также посчитает общее количество сотрудников по каждой активности для каждого отдела в серой строке заголовка отдела.
Статус на дату

Запись каждого сотрудника на листе табеля состоит из двух строк: план и факт. Строка «план» заполняется на основе составленного через планировщик графика. Также на основе этих данных табель автоматически рассчитывает общий план часов. Строка «факт» заполняется вручную по фактическим активностям работника.
План факт по сотруднику для расчета вахт

Послесловие

В данной статье в общих чертах описаны основные функции и возможности табеля расчет вахт. Для более детального изучения всех его возможностей предлагаю Вам скачать сам табель, по одной из представленных ссылок вверху или внизу статьи, построить и запланировать графики на основе введенных мной тестовых данных.

Благодарю Вас за прочтение данного описания. Жду Ваших отзывов и комментариев под статьей. Представленный алгоритм расчетов в той или иной степени может отличаться от Вашего, потому что является индивидуальной особенностью учета каждой организации. В таком случае есть возможность сделать индивидуальный заказ на доработку и донастройку программы.

Связаться со мной можно через формы сайта, по телефону +79507094770, или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru


Ссылка для скачивания:
Скачать табель расчет вахты в excel (архив 425КБ).


Оставить комментарий